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Usamos Slack para comunicarnos tanto con los miembros de nuestro equipo como con nuestro equipo y de forma puntual con clientes de largo recorrido, y estos son algunos de los motivos y forma de usarlo.


Por qué usamos Slack

  1. Remoto. Nos permite conectarnos con miembros de nuestro equipo que están en remoto
  2. Focus-friendly. Es una manera rápida y a la vez poco intrusiva de comunicarte con tu equipo puesto que, al contrario que con las llamadas o las interrupciones en vivo, con los mensajes en Slack, nuestro interlocutor puede elegir cuándo lo atiende, sin perder el foco si está ocupado en ese momento.
  3. Organización. Podemos crear distintos canales para las distintas necesidades
  4. Histórico. Nos ayuda a tener un histórico donde podemos recurrir cuando tenemos que recuperar un enlace, conversaciones o archivos.
  5. Llamadas. Sirve para de llamadas, videollamadas, compartir pantalla
  6. Integraciones. En Slack podemos integrar con muchas aplicaciones externas, de forma que la integración es total.

Lo más hermoso del trabajo en equipo es que siempre tienes a otros de tu lado.

Margaret Carty

Espacios de trabajo

Espacios de trabajo propios

Slack organiza entorno a canales de participantes (privados o abiertos) y mensajería directa con los miembros del espacio de trabajo. En este punto hablaremos sobre cómo nos organizamos entorno a los canales:

Canales permanentes

Tenemos varios canales básicos y permanentes:

  • General. Algunos eventos como nuestros Meet Ups, noticias sobre material laboral (vacaciones, festivos, etc)
  • Comunicación. En este canal se incluye a las personas más relacionadas con la comunicación de la empresa y se tratan todos los temas referentes a la promoción de eventos, servicios, comunicación en redes sociales etc.
  • Daily. En este canal se publican las daily de cada uno de los miembros, de manera automática. Forma parte de nuestra rutina leer la de nuestros compañeros.
  • Retro. En este canal se publican de manera automática las retro semanales de cada uno de los miembros. Forma parte de nuestra rutina leer la de nuestros compañeros.
  • Random. El cajón desastre que toda organización que se precie debería tener. Un epacio de distensión nada relativo al trabajo.
  • Recursos. Aquí compartimos con nuestros compañeros recursos interesantes y novedades de programación, negocio...
  • Teambuilding. No podemos olvidarnos de este canal, que responde a nuestra cultura de crear vínculos y cultura de equipo. Aquí hablamos y proponemos el roadmap y actividades para las actividades de team building anuales.
  • Ausencias. Este canal se crea para comunicar ausencias previstas o imprevistas como salidas al médico, al taller, a recoger a los niños, enviar un paquete... cualquier cosa que surja.

Canales puntuales

Y algunos canales que se crean de forma esporádica:

  • Para clientes y proyectos. Cuando el proyecto lo requiere (bien porque tenga a distintos equipos involucrados o porque su duración sea mayor) creamos canales internos por cada uno de los proyectos, invitando a los componentes de nuestro equipo que forman parte de él y, de forma puntual, al CEO o responsable de departamento en cuestión.
  • Para tratar tareas concretas. En el mismo sentido que los eventos, hay tareas de magnitud de cierta magnitud y número de personas involucradas cuya gestión será más eficiente con un canal dedicado. Por ejemplo, para actualizar el Product Design Handbook creamos un canal con los implicados y responsables.

Espacios de trabajo de terceros

Slack organiza entorno a canales de participantes (privados o abiertos) y mensajería directa con los miembros del espacio de trabajo. En este punto hablaremos sobre cómo nos organizamos entorno a los canales:

En muchas ocasiones creamos espacios de trabajo de o para los clientes. Normalmente tienen que darse al menos dos de estos tres factores:

  • Proyecto de magnitud intermedia a grande. Cuando hay muchas tareas y procesos implicados en el desarrollo de un proyecto, es necesario
  • Proyecto de larga duración / on going.
  • Proyecto en el cual participamos como proveedores.

Integraciones

Slack tiene muchísimas integraciones, pero hay algunas especialmente útiles que nos hacen la vida más fácil en el trabajo.

  • DailyBot. La usamos para realizar las Daily, las retro y también para recordarnos algunas tareas periódicas que tenemos que realizar, como completar nuestro documento de horas dedicadas por proyecto.
  • Google Calendar. Puesto que organizamos toda nuestra agenda en Google Calendar, es muy útil usar esta integración pues que te recuerda a través de Slack la agenda diaria a primera hora de la mañana y, adicionalmente, te envía mensajes en base a las notificaciones de eventos que tengas programadas para tus reuniones (10 min antes, 1 min antes...). Puedes acceder a la sala de reuniones de hangouts del evento sin salir del espacio de trabajo y también actualiza automáticamente tu estado a "in a meeting" cuando tienes un evento.
  • Google Drive. Para acceder, compartir, crear e incluso comentar en archivos directamente desde tu espacio de trabajo.
  • Asana. Sin salir del espacio de trabajo puedes realizar acciones sobre una task cuyo enlace te hayan enviadp (comentar, completar, asignar...) y otras funcionalidades como recibir notificaciones de actualizaciones de tareas para las que estás suscrito o asignado.

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Estados de Slack

Para tener fluidez en las relaciones en un equipo cuyos miembros practican la cultura del remoto, ya de manera total o parcial, es de vital importancia pulir al extremo la comunicación y tener contexto. Para ello:

Avisa y cambia tu estado cuando salgas a comer

Para evitar que un compañero que no se encuentra en tu misma oficina se quede hablando con la pared, cuando salgas a comer siempre ponlo en tu estado y define una hora aproximada de vuelta, para saber cuándo se puede volver a contar contigo.

Avisa y cambia tu estado cuando NO estés en una reunión

Cuando integras Slack con Google Calendar, éste actualiza automáticamente tu estado en Slack poniéndote en modo "reunión" cuando coincide con un evento programado en Calendar. Si no se realiza la reunión, o dura menos de lo estipulado en Calendar, tu estado en Slack seguirá siendo "in a meeting". Para los remoters esto supone un problema ya que ellos no pueden comprobar si realmente estás disponible o no, y tal vez no te hablan cuando necesitan consultarte algo, por miedo a que su mensaje salga proyectado en una TV de 60 pulgadas o moleste en mitad de una reunión. Así que por favor, ¡acuérdate de revisar tu estado en Slack y bórralo siempre que no estés en una reunión!

Otras ausencias

Salir al médico, a recoger a los niños del colegio o cualquier otra ausencia será comunicada con la máxima antelación posible en el canal #ausencias de Slack y debe ir acompañada de una actualización de estado. Recomendamos poner en el estado la hora aproximada de tu vuelta, siempre con un margen de seguridad al alza (si crees que vas a tardar 1hora, siempre es mejor poner 1,5 horas y al llegar, avisar y borrar el estado) que quedarnos cortos y encontrarnos que un compañero nos ha estado requiriendo cuando no estábamos.

Avisa siempre cuando vuelvas.


Así es como usamos Slack en Tecneca. Si tienes alguna duda o sugerencia de mejora, estaremos encantados de escucharte